Polityka prywatności

Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

Administratorem danych osobowych związanych z działalnością sklepu internetowego prowadzonego w Shopify pod marką teakglen jest teakglen. Sklep kieruje sprzedaż przede wszystkim do klientów w Polsce i przetwarza dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do sprzedaży gotowych mebli do salonu, jadalni i kuchni, biura oraz przechowywania, realizacji dostawy, obsługi zwrotów i reklamacji, rozliczeń, bezpieczeństwa serwisu oraz wykonania obowiązków dokumentacyjnych.

Nie wymagamy przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych. Jeżeli klient dobrowolnie zamieści takie informacje w korespondencji, są one wykorzystywane tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście konieczne do obsługi sprawy; w przeciwnym razie nie są dalej wykorzystywane.

Przy składaniu i realizacji zamówienia przetwarzane mogą być: imię i nazwisko, adres dostawy i rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, numer zamówienia, wybrane produkty, ilość, cena, koszt dostawy, informacje rozliczeniowe i podatkowe wymagane dla transakcji, status płatności, identyfikator transakcji oraz dane niezbędne do doręczenia.

Przy zwrocie, wymianie lub reklamacji przetwarzamy dane identyfikujące zamówienie, korespondencję, opis problemu, informacje o przesyłce lub odbiorze zwrotnym, status zwrotu środków oraz materiały dobrowolnie przekazane przez klienta, np. zdjęcia uszkodzonego mebla, jeżeli są potrzebne do oceny zgłoszenia.

Podczas korzystania ze strony mogą powstawać dane techniczne, w szczególności adres IP, identyfikatory sesji, typ przeglądarki i urządzenia, znaczniki czasu, logi bezpieczeństwa oraz dane zapisane przez pliki cookie lub podobne technologie. Są używane wyłącznie do działania strony, koszyka i procesu zamówienia, ochrony serwisu oraz funkcji, na które użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Dane potrzebne do przyjęcia zamówienia, potwierdzenia płatności, przygotowania i doręczenia przesyłki, zwrotu, wymiany, reklamacji i kontaktu dotyczącego konkretnej transakcji są przetwarzane, ponieważ są konieczne do zawarcia lub wykonania umowy.

Dane w dokumentach rozliczeniowych, podatkowych i ewidencyjnych są przetwarzane w zakresie wymaganym przez obowiązki prawne administratora.

Dane techniczne, zapisy bezpieczeństwa oraz informacje potrzebne do zapobiegania nadużyciom, ustalenia przebiegu transakcji i ochrony lub dochodzenia roszczeń mogą być przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu administratora, wyłącznie w zakresie proporcjonalnym do tego celu.

Zgoda jest podstawą tylko dla przetwarzania, które nie jest niezbędne do wykonania umowy, obowiązku prawnego ani uzasadnionego interesu, w szczególności dla opcjonalnych plików cookie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Shopify przetwarza dane w zakresie potrzebnym do zapewnienia infrastruktury sklepu i obsługi procesu zakupowego. Dane niezbędne do doręczenia mogą być przekazywane przewoźnikowi obsługującemu daną przesyłkę: USPS, DHL Express, UPS lub FedEx. Zakres obejmuje tylko informacje potrzebne do nadania, dostarczenia, śledzenia, odbioru zwrotu albo wyjaśnienia problemu transportowego.

Dane związane z płatnością mogą być przekazywane podmiotowi technicznie obsługującemu wybraną metodę płatności w zakresie potrzebnym do autoryzacji, rozliczenia lub zwrotu środków. Teakglen wykorzystuje informacje o płatności wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi transakcji, rozliczeń i sporów.

Podmiot działający na zlecenie teakglen może przetwarzać dane tylko w powierzonym zakresie. Jeżeli przewoźnik, operator płatności albo inny odbiorca działa jako odrębny administrator, sam odpowiada za własne cele i obowiązki dotyczące danych. Teakglen odpowiada za zgodność samego udostępnienia, ograniczenie zakresu danych i dobór odbiorcy.

Dane nie są przekazywane podmiotom trzecim do niezależnych celów niezwiązanych z obsługą sklepu, chyba że przekazanie jest wymagane przez właściwy organ lub obowiązek prawny.

Ze względu na transgraniczny charakter działalności, lokalizację administratora oraz infrastrukturę Shopify i przewoźników dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Japonii. Jeżeli dla danego państwa lub odbiorcy obowiązuje uznany mechanizm zapewniający odpowiedni poziom ochrony, transfer opiera się na tym mechanizmie. W innych przypadkach stosowane są odpowiednie zabezpieczenia transferu, a zakres danych ogranicza się do informacji koniecznych dla danego celu.

Partner otrzymujący dane nie może wykorzystywać ich do celu wykraczającego poza zakres, w którym został do tego uprawniony. Za zgodność własnego dalszego transferu odpowiada podmiot, który go dokonuje.

Dane zamówienia i dokumentacja związana z wykonaniem umowy są przechowywane przez czas jej realizacji, a następnie nie dłużej niż przez 6 lat, o ile dłuższy okres nie jest wymagany przez obowiązek prawny lub toczące się postępowanie.

Dokumenty podatkowe i rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany dla takich dokumentów; jeżeli właściwy obowiązek przewiduje okres pięcioletni, termin liczy się od końca odpowiedniego roku kalendarzowego i może zostać wydłużony tylko w przypadkach wymaganych prawem.

Dokumentacja zwrotów, reklamacji i sporów jest przechowywana do zamknięcia sprawy, a następnie maksymalnie przez 6 lat, jeżeli jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane techniczne i logi bezpieczeństwa są przechowywane zasadniczo nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny dłużej do wyjaśnienia incydentu lub sporu.

Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody są usuwane lub anonimizowane po jej wycofaniu, chyba że istnieje inna samodzielna podstawa dalszego przechowywania. Po ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane do zakresu wymagającego dalszego zachowania.

Użytkownik może żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych niepełnych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz — w odpowiednich przypadkach — przeniesienia danych do innego administratora.

Usunięcie przysługuje, gdy dane nie są już potrzebne, zgoda została wycofana i nie istnieje inna podstawa przetwarzania, przetwarzanie było niezgodne z prawem albo obowiązek usunięcia wynika z wiążącego wymogu. Prawo to nie obejmuje danych, które muszą pozostać w dokumentacji ze względu na obowiązek prawny lub potrzebę ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Ograniczenia przetwarzania można żądać m.in. na czas sprawdzania prawidłowości danych, przy sporze dotyczącym legalności przetwarzania albo gdy dane są potrzebne użytkownikowi do roszczeń mimo ustania pierwotnego celu. Przenoszenie dotyczy danych dostarczonych przez użytkownika, przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody.

Użytkownik może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją oraz może w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę.

Wniosek należy wysłać na returnsupport@teakglen.com. Możemy poprosić tylko o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu jednego miesiąca. Przy złożonym lub licznym żądaniu termin może zostać przedłużony maksymalnie o dwa kolejne miesiące; informację o przedłużeniu i przyczynie przekazujemy w pierwszym miesiącu. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna.

Użytkownik może również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pliki cookie ściśle niezbędne do transmisji danych, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, koszyka i funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika mogą działać bez dodatkowej zgody wyłącznie w zakresie koniecznym do zapewnienia tych funkcji.

Opcjonalne pliki cookie lub podobne technologie mogą zostać uruchomione dopiero po świadomej i dobrowolnej zgodzie. Opcje niewymagane do działania sklepu nie są domyślnie zaznaczane. Użytkownik może odmówić zgody, dokonać wyboru kategorii, a następnie w dowolnym momencie zmienić lub wycofać decyzję. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Cel, kategoria i czas działania danej technologii są udostępniane użytkownikowi w mechanizmie zarządzania zgodą. Odrzucenie opcjonalnych cookie nie ogranicza podstawowych funkcji sklepu.

Dane są chronione przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka oraz funkcji zapewnianych przez platformę Shopify. Dostęp powinien być ograniczony do osób i partnerów, którzy potrzebują danych do konkretnego zadania, a zakres dostępu nie może przekraczać tego celu.

Podejrzenie nieuprawnionego dostępu, utraty, ujawnienia lub zmiany danych jest analizowane i dokumentowane. W razie potwierdzenia incydentu ustalamy jego zakres, możliwe skutki i działania ograniczające ryzyko. Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób, właściwy organ nadzorczy jest zawiadamiany bez zbędnej zwłoki i, gdy jest to możliwe, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Gdy ryzyko dla osób jest wysokie, zainteresowane osoby są informowane bez zbędnej zwłoki.

Klient powinien przekazywać dane prawidłowe i aktualne oraz nie podawać danych osób trzecich bez podstawy, z wyjątkiem informacji niezbędnych do wskazania uprawnionego odbiorcy przesyłki. Nie należy przesyłać w korespondencji dokumentów tożsamości, danych medycznych ani pełnych danych instrumentu płatniczego, jeżeli nie są one wyraźnie wymagane w prawnie uzasadnionym procesie.

Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–17:30. W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.